Herindieningen en correcties

Hoe moet u verwerpingen en fouten herindienen of corrigeren.

Eerst en vooral zijn er twee hoofdsituaties die bepalen welke stappen u moet ondernemen:

1. Uw zending is volledig verworpen omwille van blokkerende fouten of meer dan 5% fouten.
2. Uw zending is aanvaard maar bevat minder dan 5% fouten.

Opgelet: kijk altijd in de definitieve foutenlijst in het bericht "Aanvaarding + Afrekening"! Baseer u niet op de voorlopige foutenlijst in het bericht "Geen fouten of foutendrempel niet overschreden". De mutualiteiten kunnen nog correcties aanbrengen vooraleer de definitieve lijst te sturen, deze lijst geeft dus slechts een indicatie van mogelijke fouten.

Tip: soms geeft de mutualiteit nog extra informatie over de fout in de kolom Extra. Schuif in de foutenlijst de balk naar rechts om deze kolom te bekijken. Dit is hoofdzakelijk bij de 100, 300 en 400. In het geval van de 300 & 400 zullen zij als foutcode 'Reden van weigering in apart schrijven' geven en dit wordt vermeld in de kolom Extra.

Tip: een dag wordt steeds volledig geweigerd, aangezien een dag meerdere factuurlijnen bevat zullen er dus ook zoveel lijnen in de foutenlijst staan. Echter heeft niet elke lijn een invloed op de oorzaak van de fout. Deze lijnen krijgen de vermelding "Reden van fout in ander record tijdens dezelfde dag". De fout zal vermeld worden op een andere lijn op diezelfde dag. Om de aandacht iets beter te kunnen vestigen op de juiste lijn, werden de lijnen met "Reden fout in ander record" in het grijs getoond. In uitzonderlijk geval kan het zijn dat deze foutmelding op alle lijnen van die dag staat, dan moet binnen dezelfde maand kijken.

Blokkerende fouten

1021-20: Codificatie onbekend

Uw rizivnummer of groepsnummer is nog niet gekend bij de mutualiteit. Contacteer de mutualiteit zodat men uw nummer toevoegt. Daarna kan u uw zending opnieuw versturen. Vooral de 900 lijkt deze melding te geven in plaats van de gebruikelijke melding.

3011-40: Dubbel doorgegeven facturatiebestand

U hebt uw facturatiebestand een tweede keer verzonden vooraleer u een verwerping kreeg van uw vorige zending. Indien u uw zending inderdaad opnieuw wilde versturen, wacht eerst op de verwerping en verstuur dan pas uw zending opnieuw.

Indien u deze melding reeds bij uw eerste verzending kreeg is dit wellicht een fout bij de landsbond en krijgt bijna direct ook een ontvangstbevestiging. U hoeft het niet opnieuw te versturen.

B101421: Financieel rekeningnummer A niet gekend voor deze derde

Bij wijziging van uw rekeningnummer moet dit ook aan de mutualiteit medegedeeld worden. Contacteer de landsbond en laat uw rekeningnummer aanpassen.

Niet-blokkerende fouten

Niet-blokkerende fouten hebben geen onmiddellijk verwerping als gevolg tenzij het aantal fouten de 5% overstijgt.

R500545: Rechthebbende opgenomen op datum eerste verrichte verstrekking (ambulante verstrekking)

De patiënt is opgenomen in het ziekenhuis voor deze datum. (In geval landsbond 100, wordt ook het ziekenhuis en opnameperiode vermeld in kolom Extra).

R500446: Verstrekking waarvoor akkoord adviserend geneesheer vereist is en dat akkoord ontbreekt.

Toiletaanvraag die niet aangevraagd/goedgekeurd is.

R5004K6: Verstrekking waarbij een zorgtraject niet toegelaten is.

(vroeger andere foutcode)

De patiënt is opgenomen in een zorgtraject diabetes en de zorg IT wordt aangerekend waarbij het extra bedrag voor DG wordt geweigerd. Vul in de patiëntfiche de begindatum van het zorgtraject in onder Anamnese en zet klaar voor herindiening. Deze begindatum hoeft niet exact te zijn, gebruik de vroegste datum waarop de patiënt geweigerd werd.

F200820: Rechthebbende niet gekend in bestand V.I.

De patiënt is niet aangesloten bij deze mutualiteit. Verzekerbaarheid opvragen en herindienen met als type "Eerste indiening".

R502255: Maximaal aantal eenheden overschreden tijdens de gefactureerde periode

In de meeste gevallen is dit wanneer er op deze dag al iets werd aangerekend, al dan niet door een andere verpleegkundige of praktijk. Bij landsbond 100 wordt hier meer informatie over gegeven in de kolom Extra. Indien daar staat dat u deze dag zelf al hebt aangerekend, dan zal u wellicht een correctiefactuur moeten aanmaken voor deze dag(en). Indien dit een andere praktijk is, dan zal u met deze contact op moeten nemen.

Een situatie die wel mogelijk is om met 2 praktijken te factureren is bij niet-forfait patiënten. De praktijk die het tweede bezoek uitvoert moet dit forceren op 2e bezoek. Aangezien het programma niet afweet van de andere verpleegkundige, wordt dit standaard als eerste bezoek beschouwt. Er kan echter niet twee maal een eerste basisverstrekking aangerekend worden op dezelfde dag. Doordat de verpleegkundige van het tweede bezoek dit forceert op tweede bezoek wordt dit in de facturatie als tweede basisverstrekking in plaats van eerste basisverstrekking aangerekend waardoor er geen conflict is met de andere praktijk. Dit forceren op tweede bezoek kan u doen in het scherm Bezoekenafhandeling, via rechtermuisknop op het desbetreffende bezoek.