FAQ Care-Ace

Alle antwoorden op veel gestelde vragen over het Care-Ace programma (FAQ)

Dossier

Hoe geef ik aan hoeveel pijn een patiënt heeft als deze een uitingsbeperking heeft?

In het tabblad Opvolging in het bezoek zelf, kan je onderaan de knop Pijnkaart terug vinden. De PAINAD schaal werd speciaal ontwikkeld voor patiënten die niet kunnen praten of aangeven hoeveel pijn ze hebben. In het bezoekscherm onder tabblad Opvolging kan je dit ingeven door op de knop Pijnkaart te drukken. Men baseert zich op de waarneming van de verpleegkundige die tracht na te gaan hoeveel pijn de patiënt heeft op basis van zijn/haar ademhaling, lichaamstaal, gezichtsuitdrukking. Zo gaat men een pijnscore proberen vast te leggen.

Ik heb een voorschrift ingegeven voor wekelijkse voorbereiding van medicatie (MV), maar krijg dit niet in mijn bezoeken te zien?

Vergeet niet om in het voorschrift een dag te selecteren waarop u het bezoek wekelijks zal doen. Klik nogmaals op keuze per week zodat de dagen van de week zichtbaar worden en kies een dag. Vergeet ook niet om een MA aan te maken voor deze MV, anders kan deze niet aangerekend worden.

Wat als een toilet wordt aangepast bijvoorbeeld van forfait A naar B?

Ga in het tabblad bezoeken in de patiënten fiche de bezoeken eerst terug uitvinken die betrekking hebben op dit toilet. Ga dan naar voorschriften en kijk goed na vanaf welke datum de forfait moet worden aangepast. Druk op opnieuw verwerken en ok. Nu zullen in de bezoeken ook de toiletten aangepast zijn naar de correcte forfait. Vink de bezoeken terug aan die reeds gedaan werden.

Hoe druk ik de commentaren af voor een patiënt

1. Ga naar de patiëntfiche van de desbetreffende patiënt en ga op het eerste tabblad staan.
2. Klik onder op de knop "Afdrukken".
3. Voer de periode in waarbinnen u de commentaren wil afdrukken.
4. Vink bij Selectie dossier "Patiëntenfiche" aan en bij Opties patiëntenfiche "Bezoeken". De rest mag uitgevinkt worden indien niet nodig.

Registraties

Hoe moet u de identiteit van de patiënt verifiëren bij derdebetalersregeling?

In minstens 90% van de gevallen door lezing van een geldige Belgische elektronische identiteitskaart (eID), geldige elektronische vreemdelingenkaart of geldig elektronisch verblijfsdocument, geldige ISI+ kaart of een geldig attest van sociaal verzekerde afgeleverd door ziekenfondsen.

In maximum 10% van de gevallen door lezing van de barcode op het kleefbriefje van het ziekenfonds of door manueel ingeven van de INSZ-code (rijksregisternummer).

Wat betekent de 90% elektronische lezing van de identiteit?

Elke individuele verpleegkundige moet deze 90% bereiken. De periode waarop de 90% slaat, is nog niet vastgelegd. Als u het rijksregisternummer manueel invoert of u maakt gebruik van een vignet, wordt het niet meegeteld bij de berekening van het streefcijfer van 90%.

Wanneer u de 10% door manuele invoeringen zou overschrijden, wil dat louter zeggen dat u 'gevlagd' bent en dat nazicht van de situatie mogelijk wenselijk is. De overschrijding kan dus ook perfect gerechtvaardigd zijn.

Valt een manuele invoer onder de 10% of 90% van de registraties van bezoeken?

Elke manuele invoer van de registratie van een bezoek, valt onder de 10%.

Als om welke reden dan ook een registratie niet elektronisch kan gebeuren in Care-Ace Tablet en men dit achteraf manueel moet doen in het hoofdprogramma, valt dit onder de 10%. Deze manuele invoer heeft geen datum en tijdsstempel en kan dus op eender welk moment gebeuren.

Wanneer mag ik een manuele registratie doen van een bezoek aan een patiënt?

Bij een panne van het informaticasysteem. Als de patiënt geen geldig document kan voorleggen (bv. verlies of diefstal van eID). Als de verstrekker vergeet het document in te lezen. Wanneer de registratie uitgevoerd werd door een andere praktijk.

Kan ik in het hoofdprogramma een bezoek registreren door de eID in te lezen?

Ja, dat kan door in de bezoekenafhandeling op de naam van de patiënt te gaan staan en op de knop Lees eID te klikken. De zorg komt in een groen vakje te staan.

Word ik ook betaald als ik een bezoek niet registreer?

Als u het bezoek aan de patiënt registreert op 1 van de 5 mogelijkheden, wordt u gewoon betaald door de mutualiteit. Naast het elektronisch inlezen van de eID kaart of ISI+ kaart met een kaartlezer, zijn er nog andere manieren om een bezoek te registreren.

Je kan bijvoorbeeld een kleefbriefje van de mutualiteit inscannen, of het rijksregisternummer manueel ingeven. Deze andere manieren zijn even goed een registratie van het bezoek en voldoende om geaccepteerd te worden voor de facturatie.

Het RIZIV vraagt wel om in 90% van de gevallen een elektronische lezing te doen, en slechts in 10% van de gevallen een beroep te doen op de overige manieren van registratie. Indien dit sterk afwijkt, kan je eventueel een controle van het RIZIV krijgen. Maar dit heeft niets met de facturatie te maken.

Moet ik bij elk bezoek de e-ID inlezen van de patiënt? Wat als ik bij dezelfde patiënt op een dag 4 keer zorgen ga verlenen?

Bij ELK bezoek moet je de e-ID inlezen, ook al ga je bij dezelfde patiënt 4 of 5 keer die dag.

Wat is de Foreign-ID?

Dit is een variatie op de eID-kaart, net zoals de Kids-ID dat ook is. De Foreign-ID is een elektronische identiteitskaart voor buitenlanders.

Moet er een registratie van een bezoek gebeuren voor het aanmaken van een verpleegconsult?

Neen, dit is een van de 3 uitzonderingen van niet te registreren bezoeken. Dit wil zeggen dat men hiervoor niet ter plaatse bij de patiënt moet gaan om de eID in te lezen. Met als gevolg dat er geen bezoek zal verschijnen in de werklijst na aanmaak van het voorschrift MC.

Je kan een voorschrift aanmaken voor een verpleegconsult (MC), dat later in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk moet verwerkt worden. Bij het verwerken hiervan, wordt het meteen afgevinkt in de bezoekenafhandeling.

De andere 2 uitzonderingen van bezoeken die niet geregistreerd moeten worden zijn:

• MA, de aanvraag voor het klaarzetten van medicatie
• DF, een diabetesdossier aanmaken

Facturatie

Mijn bankrekeningnummer is veranderd. Hoe en waar pas ik dit aan in Care-Ace?

In het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk kan u uw bankrekeningnummer wijzigen bij Configuratie>Formulieren. Vergeet ook niet om het RIZIV op de hoogte te brengen. Zij geven dit door aan de verschillende landsbonden. Mocht u bij uw eerstvolgende facturatie toch nog een verwerping krijgen met melding dat het rekeningnummer niet overeen komt, dan contacteert u best de individuele landsbond in verband met de wijziging. Soms duurt het even voor een landsbond de wijzigingen die ze van het RIZIV doorkrijgen verwerkt.

Hoe kan men in de tablet bij het aanmaken van een nieuw voorschrift zien op welk uur de nieuwe zorg moet gepland worden?

Bij de invoer van een nieuw voorschrift in Care-Ace Tablet, is er een tabblad Huidige planning, zodat je kan zien op welk uur je de nieuwe zorg best in plant.

Hoe bekomt u de softwarepremie(telematicapremie)?

De aanvraagprocedure voor de premie zijn aangepast vanaf het premiejaar 2019. U kunt uw aanvraag online indienen via de module “Mijn premieaanvragen” op uw MyRiziv-toepassing.

Wat doe je bij een foutmelding van MyCareNet?

Heeft u internetverbinding? Heeft u het al eens een tweede keer geprobeerd? Wordt de pincode gevraagd? Heeft u Care-Ace Praktijk al eens afgesloten en terug opgestart? (MyCareNet sessies zijn slechts 12 uur geldig) Heeft u een nieuwe identiteitskaart? (melding "could not find certificate with name...) Staat de datum en tijd van de computer juist? Kan u de gegevens van uw kaart lezen met de kaartlezer? Waarom kan ik me niet aanmelden met mijn nieuwe eID kaart? Als je eID kaart vernieuwd is krijg je de melding "Could not find certificate with name..." Haal de eID uit de kaartlezer. Open de certificaten manager: ga naar start (uitvoeren, certmgr.msc voor XP en Vista) OF ga naar start (typ certmgr.msc voor Windows) Ga naar persoonlijk/Certificaten. Er zullen 4 certificaten staan met jouw naam. Verwijder deze alle 4. Open de eID-viewer, controleer de versie in menu Help. Controleer of het de laatste versie is. Indien niet, download de laatste versie op http://eid.belgium.be en installeer deze. Indien gevraagd, installeer Java. Stop de kaart terug in de lezer. De nieuwe certificaten zullen ingeladen worden. Start Care-Ace Praktijk terug op en probeer opnieuw een MyCareNet handeling uit te voeren.

Hoe komt het dat men bij vroedvrouwen geen verdeling kan afdrukken?

Omdat er voor vroedvrouwen geen verdeling hoeft gemaakt te worden, er zijn ook geen forfaits. Elke prestatie behoort altijd tot 1 verstrekker. Je kan dus de afdruk Globaal Aangerekend gebruiken, onderaan kan je dan het totaal per vroedvrouw zien staan.

Tablets

Waar geef ik de pincode in voor de tablet?

Ga in Care-Ace Praktijk naar het hoofdmenu >Artsen-personeel. Verander bovenaan- via het pijltje naar beneden- artsen in verpleegkundigen.Het tweede tabblad is 'mobiele applicaties. Ongeveer in het midden bovenaan ziet u pincode staan. Wanneer u kiest voor wijzigen, kan u hier een vijfcijferige pincode invoeren. Geen opeenvolgende cijfers en geen delen van de geboortedatum. Dit wordt tegengehouden omdat dit combinaties zijn,die snel achterhaald kunnen worden.

Wat bij verwerping van mijn zending via MyCareNet met foutencodes beginnend met 52?

De oorzaak hiervan is dat je geen controle hebt gedaan van de losse inlezingen. Ga in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk naar je bezoekenafhandeling en druk onderaan op de knop Beheer losse inlezingen. Losse inlezingen kan je nu koppelen aan de bezoeken door op de blauwe pijl te drukken tussen de kolommen. In het laatste tabblad , Controle alle inlezingen, kan je de manuele invoer doen van de niet geregistreerde bezoeken. Geef de maand in van de facturatie, druk op Opzoeken en dan op de knop Start Manuele invoer. Geef nu voor elke patiënt het rijksregisternummer in het kadertje in, geef een reden aan en druk op Volgende. Dit doe je tot er geen patiënten meer zijn zonder registratie van het bezoek.

Hoe zie ik in de tablet of het voorschrift nog niet binnen is van de patiënt?

In de bezoekafhandeling kan je naast de uit te voeren zorgen in het rood zien staan "Voorschrift op te halen". Dit werd in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk ingegeven door de hoofdverpleegkundige in het voorschrift zelf.

Wat moet ik doen als na een update de foutmelding verschijnt "kan Care-Ace-Tablet.exe niet wegschrijven"?

De snelkoppeling werkt dan vaak ook niet meer na installatie van de nieuwe versie. McAfee, AVG, PCprotect, Norton, BullGuard, SCANGuard, Kaspersky, Avast, blokkeert dan Care-Ace. Neem contact op met onze technische dienst.