FAQ Care-Ace

Alle antwoorden op veel gestelde vragen over het Care-Ace programma (FAQ)

Dossier

Welke documenten dient u in orde te brengen bij opstart van een nieuwe patiënt?

• Afdruk bewijsstuk via E-box (kan standaard aangevinkt worden in de Configuratie/Algemeen/Facturatiegegevens.
• Afdruk gegevensdeling
• Afdruk affichering

U kan kiezen om deze alledrie standaard af te drukken vanuit de patiëntenfiche (Configuratie/Afdruk/bewijsstuk aan patiënt). Met één druk op de knop kan u de drie documenten afdrukken om door de patiënt te laten ondertekenen.

TIP: wanneer u na de ondertekening deze binnen de app en het bezoek van de patiënt fotografeert, komen deze documenten automatisch in het dossier van de patiënt terecht en bent u in orde.

U bent maandelijks verplicht om binnen de 28 dagen na de facturatie het bewijsstuk aan de patiënt te bezorgen. Wanneer u dus kiest voor aflevering via de E-box, verstuurt u met één druk op de knop alle bewijsstukken digitaal door.

Hoe weet u of de gegegevens betreffende de mutualiteit en de code gerechtigde in orde zijn bij een (nieuwe) patiënt?

Wanneer u een nieuwe patiënt ingegeven heeft, is het belangrijk om op de rode 'MyCareNet' knop te drukken in de patiëntenfiche. De laatste gegevens zullen dan opgevraagd en aangepast worden.

TIP: maandelijks ongeveer twee dagen vooraleer u gaat factureren, vraagt u best de verzekerbaarheid nog eens op voor alle patiënten. Zo voorkomt u de meeste fouten omtrent de verzekerbaarheid wanneer u de facturatie aanmaakt.

• Maand van de facturatie/ facturatie/ verzekerbaarheid: check verzekerbaarheid te factureren patiënten (op basis van bezocht)

Hoe belangrijk is het om de juiste verblijfslocatie in te vullen?

Dit is heel belangrijk aangezien elke locatie verschillende tarieven heeft én niet alle zorgcodes van toepassing zijn bij elke verblijfslocatie.

Wanneer u de juiste verblijfslocatie invult, kan u nooit zorgcodes kiezen die niet van toepassing zijn voor deze verblijfslocatie en bovendien gaat u bij controle hier al geen problemen ondervinden qua eventueel teveel uitbetaalde zorgen.

Is het belangrijk om het verzorgingsadres en het domicilieadres in te vullen?

Het verzorgingsadres is belangrijk om in te vullen omdat dit het adres is waar de verstrekkers dienen te zijn om de zorgen uit te voeren.

Indien het domicilieadres verschillend is, is het verstandig om dit ook in te vullen.

Zelfs al zijn beiden hetzelfde, raden we toch aan om beide velden in te vullen.

Kan ik alle zorgen aanrekenen aan de patiënt?

Ja, u kan in de fiche van de patiënt de mutualiteit op 0 zetten en dan worden ALLE zorgen aangerekend aan de patiënt zelf

Patiënt heeft een buitenlandse eID en mutualiteit, hoe breng ik deze patiënt in?

U vult het rijksregisternummer NIET in, wanneer u voor ‘opslaan’ kiest, creëert het programma automatisch een GR-nummer. Tevens zet u een vinkje bij de ‘B’ van buitenland. ( U vindt deze naast de gemeente in de patiëntenfiche). U dient dan eventueel de buitenlandse mutualiteit als verzekering aan te maken en deze te kiezen in de fiche van de patiënt OF mutualiteit op 0 in de fiche en dan wordt er ook automatisch gefactureerd aan de patiënt.

Kan ik vanuit het programma remgeld aanrekenen bij de patiënt?

Ja, in de fiche van de patiënt (75%) kan u instellen om remgeld (eigen aandeel) te vragen. Standaard staat dit op ‘geen remgeld’.

Kies voor wijzigen in de patiëntenfiche en druk op ‘remgeld’. Er verschijnt een kader. U kiest voor ‘toevoegen’ en dan voor ‘remgeld aan patiënt’. U vult de begindatum in en kiest daarna voor ‘opslaan’. In de kader komt nu te staan ‘remgeld JA’.

Dit wordt apart gefactureerd wanneer u de facturatie doet. Facturatie/facturatie/ klik met de rechtermuisknop op een landsbond ( eender welke) en kies ‘toon facturen per type’. U kiest dan voor remgeldfacturen. Met de rechtermuisknop kan je nu lijn per lijn ( = patiënt per patiënt) het remgeldfactuur afdrukken.

U vindt de facturen ook:

• Tabblad facturatie bij de desbetreffende patiënt (= paarse lijn)
• Bij de landsbonden staan deze facturen ook op een aparte lijn (= paars)

!! Wanneer er geen remgeld meer aangerekend dient te worden, mag u niet vergeten om dit in de fiche weer te wijzigen met een einddatum naar geen remgeld.

TIP: U kan in de configuratie aanvinken om standaard remgeld te activeren bij de patiënten.

Dienen alle zorgen op een apart voorschrift te staan?

U brengt best voor elke zorg een apart voorschrift in. Dit omdat bij wijzigingen in een zorg, dit handiger is om aan te passen en zelfs stop te zetten. De nodige observaties komen zo ook bij de juiste zorg te staan.

Daarnaast geeft het een beter beeld van welke zorgen u allemaal uitvoert bij de patiënt.

Zorgen die niet vergoed worden, dienen die ook in het programma te staan?

Wij raden aan om ALLE zorgen die u uitvoert bij de patiënt in het programma te zetten. Er zijn speciale codes voor om deze zorgen aan te maken met of zonder bedragen ( indien u toch wenst om een vergoeding te ontvangen van de patiënt voor deze uitgevoerde zorg)

U kan hier de XYZ- codesvoor gebruiken die u terugvindt onder configuratie/ XYZ-zorgcodes. U kiest zelf een combinatie van een code en voert een omschrijving in met al dan niet een bedrag aan gekoppeld. Na het aanmaken van zo een code, kan u deze terugvinden onder de zorgcodes van een nieuw voorschrift.

Bovendien is het altijd een extra als u alles ingeeft, wanneer u controle krijgt, kan u ook laten zien wat u allemaal extra doet bij deze patiënt buiten de nomenclatuur.

Is het programma volledig aangepast aan de nieuwe wondzorgnomenclatuur?

Ja, alle noodzakelijke voorwaarden zijn ingebouwd in het Wondzorgvoorschrift (met de nodige meldingen) en foto’s worden rechtstreeks gekoppeld aan het wondzorgdossier.

Ook meldingen aan de arts en adviesverslagen kunnen verstuurd worden via de eHealth-box.

Is het verplicht om een zorgplan aan te maken voor elke patiënt?

Ja, het is verplicht om voor elke patiënt afhankelijk van te toe te dienen zorgen een aangepast zorgplan op te maken.

Een patiënt wordt opgenomen in het ziekenhuis maar de dag van opname en ontslag dient u nog langs te gaan. Worden deze zorgen vergoed of is alles voor het ziekenhuis (zorginstelling)?

Nee, indien u een juiste blokkering invoert in het programma worden de zorgen die u uitgevoerd heeft de dag van de opname en de dag van het ontslag vergoed.

U gaat naar het tabblad ‘blokkeringen’ in de patiëntenfiche en kiest voor ‘nieuw’. Het vinkje bij ziekenhuisopname staat standaard aangevinkt.

U zet bij ‘vanaf’ de datum van opname en een uur VOOR de opname van de patiënt MAAR na dat u de zorgen uitgevoerd heeft. De einddatum hoeft u niet dadelijk in te vullen als u deze nog niet weet. Dan ‘opslaan’.

Wanneer de patiënt terugkomt uit het ziekenhuis, drukt u terug op ‘wijzigen’ en vult u de dag in van het ontslag en een uur NA het ontslag en VOOR het uitvoeren van de zorgen. U kiest terug voor ‘opslaan’.

Zo zullen deze twee zorgmomenten aan u uitbetaald worden. Doet u dit niet, is de volledige dag voor het ziekenhuis.

Kan ik nog voor andere zaken de blokkering gebruiken?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een blokkering voor langere periode of deze met een patroon in te voeren.

Voordeel: u dient dit maar éénmaal te doen en tussen deze tijdstippen kunnen geen zorgen worden ingepland. Bv. wekelijkse dialyse, dagopvang, vakantie,…

U dient wel in het oog te houden om de blokkering stop te zetten als deze niet meer van toepassing is OF wijzigingen aan te brengen indien nodig.

Zolang er geen einddatum is ingevuld, blijft deze blokkering lopen.

Waar vul ik een commentaar in die altijd zichtbaar dient te zijn op de werklijst bij elk bezoek?

In het tabblad commentaren in de patiëntenfiche, kan u een commentaar aanmaken onder ‘werklijst’. Deze zal bij ELK bezoek getoond worden.

U kan ook kiezen om een aandachtspunt in te geven. Dit bij anamnese/ Situering ( Pathologieën, allergieën en risico’s). Dit verschijnt ook in de mobiele applicaties onder de ‘I’ en onder het ‘!’.

Wanneer deze ‘commentaren’ niet meer van toepassing zijn, dient u deze te verwijderen of bij het aandachtspunt een einddatum in te vullen.

U dient een éénmalige commentaar in te vullen voor één specifiek bezoek/ moment. Waar kan u dat ingeven in het programma?

In de werklijstplanning van die specifieke dag, gaat u naar het bezoek waar u de éénmalige commentaar wenst te zetten. Op het lijntje van dat bezoek, klikt u in het vakje met de ‘C’ boven rechts en er verschijnt een kader met ‘commentaar editeren’. Wanneer u dit kiest, gaat er een kader open en kan u het nodige invullen voor dat specifiek bezoek. Wanneer u voor ‘opslaan’ kiest, verschijnt er een ‘C’ achter het bezoek. Dit verschijnt onder de ‘I’ in de Mobile en onder het ‘!’ in de Tablet net als in de zorg zelf.

Wat is het verschil tussen de rondeplanning en de werklijstplanning?

Rondeplanning = om snel een algemene planning te make door middel van de initialen van de verstrekkers

Werklijstplanning: deze planning dient eigenlijk om de dagelijkse planning uit te balanceren. Bv. U merkt dat een ronde toch te druk is, dan kan u hier patiënten van ronde wisselen. Er dient eens een uur aangepast te worden of een patiënt dient verzorgd te worden door een andere verpleegkundige. ( werken door middel van ‘uitzondering’)

Hoe kan u een ongepland bezoek toevoegen in het voorschrift?

• STAP 1:
  • U gaat naar het juiste voorschrift waar het ongepland bezoek dient toegevoegd te worden.
  • U kiest voor wijzigen en daarna voor ‘kopieer’ zorg ( indien meerdere lijnen beschikbaar meestal het onderste kiezen a.u.b.)
  • U kiest dan voor ‘vrij schema’ en duidt de juiste dag aan.
  • Verberg vrij schema en zet uur en ronde juist
  • OK drukken om op te slaan

• STAP 2:
  • U gaat naar de werklijstplanning en selecteert de juiste dag en ronde. U koppelt de juiste verpleegkundige aan het bezoek.

• STAP 3:
  • U gaat naar bezoekenafhandeling en naar de juiste dag en zet rechts het bezoek op ‘bezocht’.

• STAP 4:
  • Nu kan u via ‘losse inlezingen’ de inlezingen koppelen aan het gecreëerde bezoek.

Hoe geef ik aan hoeveel pijn een patiënt heeft als deze een uitingsbeperking heeft?

In het tabblad Opvolging in het bezoek zelf, kan je onderaan de knop Pijnkaart terug vinden. De PAINAD schaal werd speciaal ontwikkeld voor patiënten die niet kunnen praten of aangeven hoeveel pijn ze hebben. In het bezoekscherm onder tabblad Opvolging kan je dit ingeven door op de knop Pijnkaart te drukken. Men baseert zich op de waarneming van de verpleegkundige die tracht na te gaan hoeveel pijn de patiënt heeft op basis van zijn/haar ademhaling, lichaamstaal, gezichtsuitdrukking. Zo gaat men een pijnscore proberen vast te leggen.

Ik heb een voorschrift ingegeven voor wekelijkse voorbereiding van medicatie (MV), maar krijg dit niet in mijn bezoeken te zien?

Vergeet niet om in het voorschrift een dag te selecteren waarop u het bezoek wekelijks zal doen. Klik nogmaals op keuze per week zodat de dagen van de week zichtbaar worden en kies een dag. Vergeet ook niet om een MA aan te maken voor deze MV, anders kan deze niet aangerekend worden.

Wat als een toilet wordt aangepast bijvoorbeeld van forfait A naar B?

Ga in het tabblad bezoeken in de patiënten fiche de bezoeken eerst terug uitvinken die betrekking hebben op dit toilet. Ga dan naar voorschriften en kijk goed na vanaf welke datum de forfait moet worden aangepast. Druk op opnieuw verwerken en ok. Nu zullen in de bezoeken ook de toiletten aangepast zijn naar de correcte forfait. Vink de bezoeken terug aan die reeds gedaan werden.

Hoe druk ik de commentaren af voor een patiënt

1. Ga naar de patiëntfiche van de desbetreffende patiënt en ga op het eerste tabblad staan.
2. Klik onder op de knop "Afdrukken".
3. Voer de periode in waarbinnen u de commentaren wil afdrukken.
4. Vink bij Selectie dossier "Patiëntenfiche" aan en bij Opties patiëntenfiche "Bezoeken". De rest mag uitgevinkt worden indien niet nodig.

Registraties

Hoe moet u de identiteit van de patiënt verifiëren bij derdebetalersregeling?

In minstens 90% van de gevallen door lezing van een geldige Belgische elektronische identiteitskaart (eID), geldige elektronische vreemdelingenkaart of geldig elektronisch verblijfsdocument, geldige ISI+ kaart of een geldig attest van sociaal verzekerde afgeleverd door ziekenfondsen.

In maximum 10% van de gevallen door lezing van de barcode op het kleefbriefje van het ziekenfonds of door manueel ingeven van de INSZ-code (rijksregisternummer).

Wat betekent de 90% elektronische lezing van de identiteit?

Elke individuele verpleegkundige moet deze 90% bereiken. De periode waarop de 90% slaat, is nog niet vastgelegd. Als u het rijksregisternummer manueel invoert of u maakt gebruik van een vignet, wordt het niet meegeteld bij de berekening van het streefcijfer van 90%.

Wanneer u de 10% door manuele invoeringen zou overschrijden, wil dat louter zeggen dat u 'gevlagd' bent en dat nazicht van de situatie mogelijk wenselijk is. De overschrijding kan dus ook perfect gerechtvaardigd zijn.

Valt een manuele invoer onder de 10% of 90% van de registraties van bezoeken?

Elke manuele invoer van de registratie van een bezoek, valt onder de 10%.

Als om welke reden dan ook een registratie niet elektronisch kan gebeuren in Care-Ace Tablet en men dit achteraf manueel moet doen in het hoofdprogramma, valt dit onder de 10%. Deze manuele invoer heeft geen datum en tijdsstempel en kan dus op eender welk moment gebeuren.

Wanneer mag ik een manuele registratie doen van een bezoek aan een patiënt?

Bij een panne van het informaticasysteem. Als de patiënt geen geldig document kan voorleggen (bv. verlies of diefstal van eID). Als de verstrekker vergeet het document in te lezen. Wanneer de registratie uitgevoerd werd door een andere praktijk.

Kan ik in het hoofdprogramma een bezoek registreren door de eID in te lezen?

Ja, dat kan door in de bezoekenafhandeling op de naam van de patiënt te gaan staan en op de knop Lees eID te klikken. De zorg komt in een groen vakje te staan.

Word ik ook betaald als ik een bezoek niet registreer?

Als u het bezoek aan de patiënt registreert op 1 van de 5 mogelijkheden, wordt u gewoon betaald door de mutualiteit. Naast het elektronisch inlezen van de eID kaart of ISI+ kaart met een kaartlezer, zijn er nog andere manieren om een bezoek te registreren.

Je kan bijvoorbeeld een kleefbriefje van de mutualiteit inscannen, of het rijksregisternummer manueel ingeven. Deze andere manieren zijn even goed een registratie van het bezoek en voldoende om geaccepteerd te worden voor de facturatie.

Het RIZIV vraagt wel om in 90% van de gevallen een elektronische lezing te doen, en slechts in 10% van de gevallen een beroep te doen op de overige manieren van registratie. Indien dit sterk afwijkt, kan je eventueel een controle van het RIZIV krijgen. Maar dit heeft niets met de facturatie te maken.

Moet ik bij elk bezoek de e-ID inlezen van de patiënt? Wat als ik bij dezelfde patiënt op een dag 4 keer zorgen ga verlenen?

Bij ELK bezoek moet je de e-ID inlezen, ook al ga je bij dezelfde patiënt 4 of 5 keer die dag.

Wat is de Foreign-ID?

Dit is een variatie op de eID-kaart, net zoals de Kids-ID dat ook is. De Foreign-ID is een elektronische identiteitskaart voor buitenlanders.

Moet er een registratie van een bezoek gebeuren voor het aanmaken van een verpleegconsult?

Neen, dit is een van de 3 uitzonderingen van niet te registreren bezoeken. Dit wil zeggen dat men hiervoor niet ter plaatse bij de patiënt moet gaan om de eID in te lezen. Met als gevolg dat er geen bezoek zal verschijnen in de werklijst na aanmaak van het voorschrift MC.

Je kan een voorschrift aanmaken voor een verpleegconsult (MC), dat later in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk moet verwerkt worden. Bij het verwerken hiervan, wordt het meteen afgevinkt in de bezoekenafhandeling.

De andere 2 uitzonderingen van bezoeken die niet geregistreerd moeten worden zijn:

• MA, de aanvraag voor het klaarzetten van medicatie
• DF, een diabetesdossier aanmaken

Facturatie

Mijn bankrekeningnummer is veranderd. Hoe en waar pas ik dit aan in Care-Ace?

In het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk kan u uw bankrekeningnummer wijzigen bij Configuratie>Formulieren. Vergeet ook niet om het RIZIV op de hoogte te brengen. Zij geven dit door aan de verschillende landsbonden. Mocht u bij uw eerstvolgende facturatie toch nog een verwerping krijgen met melding dat het rekeningnummer niet overeen komt, dan contacteert u best de individuele landsbond in verband met de wijziging. Soms duurt het even voor een landsbond de wijzigingen die ze van het RIZIV doorkrijgen verwerkt.

Hoe kan men in de tablet bij het aanmaken van een nieuw voorschrift zien op welk uur de nieuwe zorg moet gepland worden?

Bij de invoer van een nieuw voorschrift in Care-Ace Tablet, is er een tabblad Huidige planning, zodat je kan zien op welk uur je de nieuwe zorg best in plant.

Hoe bekomt u de softwarepremie(telematicapremie)?

De aanvraagprocedure voor de premie zijn aangepast vanaf het premiejaar 2019. U kunt uw aanvraag online indienen via de module “Mijn premieaanvragen” op uw MyRiziv-toepassing.

Wat doe je bij een foutmelding van MyCareNet?

Heeft u internetverbinding? Heeft u het al eens een tweede keer geprobeerd? Wordt de pincode gevraagd? Heeft u Care-Ace Praktijk al eens afgesloten en terug opgestart? (MyCareNet sessies zijn slechts 12 uur geldig) Heeft u een nieuwe identiteitskaart? (melding "could not find certificate with name...) Staat de datum en tijd van de computer juist? Kan u de gegevens van uw kaart lezen met de kaartlezer? Waarom kan ik me niet aanmelden met mijn nieuwe eID kaart? Als je eID kaart vernieuwd is krijg je de melding "Could not find certificate with name..." Haal de eID uit de kaartlezer. Open de certificaten manager: ga naar start (uitvoeren, certmgr.msc voor XP en Vista) OF ga naar start (typ certmgr.msc voor Windows) Ga naar persoonlijk/Certificaten. Er zullen 4 certificaten staan met jouw naam. Verwijder deze alle 4. Open de eID-viewer, controleer de versie in menu Help. Controleer of het de laatste versie is. Indien niet, download de laatste versie op http://eid.belgium.be en installeer deze. Indien gevraagd, installeer Java. Stop de kaart terug in de lezer. De nieuwe certificaten zullen ingeladen worden. Start Care-Ace Praktijk terug op en probeer opnieuw een MyCareNet handeling uit te voeren.

Hoe komt het dat men bij vroedvrouwen geen verdeling kan afdrukken?

Omdat er voor vroedvrouwen geen verdeling hoeft gemaakt te worden, er zijn ook geen forfaits. Elke prestatie behoort altijd tot 1 verstrekker. Je kan dus de afdruk Globaal Aangerekend gebruiken, onderaan kan je dan het totaal per vroedvrouw zien staan.

Tablets

Waar geef ik de pincode in voor de tablet?

Ga in Care-Ace Praktijk naar het hoofdmenu >Artsen-personeel. Verander bovenaan- via het pijltje naar beneden- artsen in verpleegkundigen.Het tweede tabblad is 'mobiele applicaties'. Ongeveer in het midden bovenaan ziet u pincode staan. Wanneer u kiest voor wijzigen, kan u hier een vijfcijferige pincode invoeren. Geen opeenvolgende cijfers en geen delen van de geboortedatum. Dit wordt tegengehouden omdat dit combinaties zijn,die snel achterhaald kunnen worden.

Wat bij verwerping van mijn zending via MyCareNet met foutencodes beginnend met 52?

De oorzaak hiervan is dat je geen controle hebt gedaan van de losse inlezingen. Ga in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk naar je bezoekenafhandeling en druk onderaan op de knop Beheer losse inlezingen. Losse inlezingen kan je nu koppelen aan de bezoeken door op de blauwe pijl te drukken tussen de kolommen. In het laatste tabblad , Controle alle inlezingen, kan je de manuele invoer doen van de niet geregistreerde bezoeken. Geef de maand in van de facturatie, druk op Opzoeken en dan op de knop Start Manuele invoer. Geef nu voor elke patiënt het rijksregisternummer in het kadertje in, geef een reden aan en druk op Volgende. Dit doe je tot er geen patiënten meer zijn zonder registratie van het bezoek.

Hoe zie ik in de tablet of het voorschrift nog niet binnen is van de patiënt?

In de bezoekafhandeling kan je naast de uit te voeren zorgen in het rood zien staan "Voorschrift op te halen". Dit werd in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk ingegeven door de hoofdverpleegkundige in het voorschrift zelf.

Wat moet ik doen als na een update de foutmelding verschijnt "kan Care-Ace-Tablet.exe niet wegschrijven"?

De snelkoppeling werkt dan vaak ook niet meer na installatie van de nieuwe versie. McAfee, AVG, PCprotect, Norton, BullGuard, SCANGuard, Kaspersky, Avast, blokkeert dan Care-Ace. Neem contact op met onze technische dienst.