FAQ Care-Ace

Alle antwoorden op veel gestelde vragen over het Care-Ace programma (FAQ)

Mijn bankrekeningnummer is veranderd. Hoe en waar pas ik dit aan in Care-Ace?

In het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk kan u uw bankrekeningnummer wijzigen bij Configuratie>Formulieren. Vergeet ook niet om het RIZIV op de hoogte te brengen. Zij geven dit door aan de verschillende landsbonden. Mocht u bij uw eerstvolgende facturatie een verwerping krijgen met melding dat het rekeningnummer niet overeen komt, dan contacteert u best de individuele mutualiteiten in verband met de wijziging. Soms duurt het even voor de wijzigingen zijn doorgekomen.

Hoe moet u de identiteit van de patiënt verifiëren bij derdebetalersregeling?

In minstens 90% van de gevallen door lezing van een geldige Belgische elektronische identiteitskaart (eID), geldige elektronische vreemdelingenkaart of geldig elektronisch verblijfsdocument, geldige ISI+ kaart of een geldig attest van sociaal verzekerde afgeleverd door ziekenfondsen. In maximum 10% van de gevallen door lezing van de barcode op het kleefbriefje van het ziekenfonds of door manueel ingeven van de INSZ-code (rijksregisternummer). Wat betekent de 90% elektronische lezing van de identiteit? Elke individuele verpleegkundige moet deze 90% bereiken. De periode waarop de 90% slaat, is nog niet vastgelegd. Als u het rijksregisternummer manueel invoert of u maakt gebruik van een vignet, wordt het niet meegeteld bij de berekening van het streefcijfer van 90%. Wanneer u de 10% door manuele invoeringen zou overschrijden, wil dat louter zeggen dat u 'gevlagd' bent en dat nazicht van de situatie mogelijk wenselijk is. De overschrijding kan dus ook perfect gerechtvaardigd zijn. Valt een manuele invoer onder de 10% of 90% van de registraties van bezoeken? Elke manuele invoer van de registratie van een bezoek, valt onder de 10%. Als om welke reden dan ook een registratie niet elektronisch kan gebeuren in Care-Ace Tablet en men dit achteraf manueel moet doen in het hoofdprogramma, valt dit onder de 10%. Deze manuele invoer heeft geen datum en tijdsstempel en kan dus op eender welk moment gebeuren. Hoe kan men in de tablet bij het aanmaken van een nieuw voorschrift zien op welk uur de nieuwe zorg moet gepland worden? Bij de invoer van een nieuw voorschrift in Care-Ace Tablet, is er een tabblad Huidige planning, zodat je kan zien op welk uur je de nieuwe zorg best in plant. Hoe bekomt u de softwarepremie voor 2018? Het Riziv attest hiervoor kan u vanaf de tweede week van Januari 2019 opvragen via het hoofdprogramma van Care-Ace namelijk Care-Ace Praktijk . Volg volgende procedure: Aanvragen per post of mail worden niet meer aanvaard. Zorg dat u de laatste versie van Care-Ace Praktijk heeft gedownload. Ga naar Hoofdmenu>Facturatie>Magneetdrager. Klik bovenaan links op de knop Jaaroverzicht.

Indien je een foutief jaartal hebt ingevuld, zal je een foutmelding krijgen. Kies dan 2018. Er verschijnt een lijst van verpleegkundigen. Elke verpleegkundige in de groep die in 2018 een minimumactiviteit van 33.000€ (totaal van de inkomsten over eventueel verschillende praktijken) heeft uitgevoerd, heeft recht op de premie. Als je meerdere verpleegkundigen wil selecteren uit de lijst, kan je deze gewoon aanvinken. Klik daarna onderaan op Afdrukvoorbeeld om de gegevens te controleren en daarna op Attest versturen. De attesten worden naar ons verstuurd op die manier, zodanig dat wij ze kunnen afdrukken en ondertekend terug bezorgen aan u via post. Attesten moeten door elke verpleegkundige zelf voor 1 April 2019 naar het RIZIV worden opgestuurd. Het adres is in Hasselt en kan je op het attest terug vinden.

Hoe geef ik aan hoeveel pijn een patiënt heeft als deze een uitingsbeperking heeft? In het tabblad Opvolging in het bezoek zelf, kan je onderaan de knop Pijnkaart terug vinden. De PAINAD schaal werd speciaal ontwikkeld voor patiënten die niet kunnen praten of aangeven hoeveel pijn ze hebben. In het bezoekscherm onder tabblad Opvolging kan je dit ingeven door op de knop Pijnkaart te drukken. Men baseert zich op de waarneming van de verpleegkundige die tracht na te gaan hoeveel pijn de patiënt heeft op basis van zijn/haar ademhaling, lichaamstaal, gezichtsuitdrukking. Zo gaat men een pijnscore proberen vast te leggen. Ik heb een voorschrift ingegeven voor wekelijkse voorbereiding van medicatie (MV), maar krijg dit niet in mijn bezoeken te zien? Vergeet niet om in het voorschrift een dag te selecteren waarop u het bezoek wekelijks zal doen. Klik nogmaals op keuze per week zodat de dagen van de week zichtbaar worden en kies een dag. Vergeet ook niet om een MA aan te maken voor deze MV, anders kan deze niet aangerekend worden. Wat als een toilet wordt aangepast bijvoorbeeld van forfait A naar B? Ga in het tabblad bezoeken in de patiënten fiche de bezoeken eerst terug uitvinken die betrekking hebben op dit toilet. Ga dan naar voorschriften en kijk goed na vanaf welke datum de forfait moet worden aangepast. Druk op opnieuw verwerken en ok. Nu zullen in de bezoeken ook de toiletten aangepast zijn naar de correcte forfait. Vink de bezoeken terug aan die reeds gedaan werden. Wanneer mag ik een manuele registratie doen van een bezoek aan een patiënt? Bij een panne van het informaticasysteem. Als de patiënt geen geldig document kan voorleggen (bv. verlies of diefstal van eID). Als de verstrekker vergeet het document in te lezen. Wanneer de registratie uitgevoerd werd door een andere praktijk. Wat doe je bij een foutmelding van MyCareNet? Heeft u internetverbinding? Heeft u het al eens een tweede keer geprobeerd? Wordt de pincode gevraagd? Heeft u Care-Ace Praktijk al eens afgesloten en terug opgestart? (MyCareNet sessies zijn slechts 12 uur geldig) Heeft u een nieuwe identiteitskaart? (melding "could not find certificate with name...) Staat de datum en tijd van de computer juist? Kan u de gegevens van uw kaart lezen met de kaartlezer? Waarom kan ik me niet aanmelden met mijn nieuwe eID kaart? Als je eID kaart vernieuwd is krijg je de melding "Could not find certificate with name..." Haal de eID uit de kaartlezer. Open de certificaten manager: ga naar start (uitvoeren, certmgr.msc voor XP en Vista) OF ga naar start (typ certmgr.msc voor Windows) Ga naar persoonlijk/Certificaten. Er zullen 4 certificaten staan met jouw naam. Verwijder deze alle 4. Open de eID-viewer, controleer de versie in menu Help. Controleer of het de laatste versie is. Indien niet, download de laatste versie op http://eid.belgium.be en installeer deze. Indien gevraagd, installeer Java. Stop de kaart terug in de lezer. De nieuwe certificaten zullen ingeladen worden. Start Care-Ace Praktijk terug op en probeer opnieuw een MyCareNet handeling uit te voeren. Hoe komt het dat men bij vroedvrouwen geen verdeling kan afdrukken? Omdat er voor vroedvrouwen geen verdeling hoeft gemaakt te worden, er zijn ook geen forfaits. Elke prestatie behoort altijd tot 1 verstrekker. Je kan dus de afdruk Globaal Aangerekend gebruiken, onderaan kan je dan het totaal per vroedvrouw zien staan. Waar geef ik de pincode in voor de tablet? Ga in Care-Ace Praktijk naar het hoofdmenu >Artsen-personeel. Verander bovenaan- via het pijltje naar beneden- artsen in verpleegkundigen. In het midden van het scherm zie je een tabblad "Tablet". Dit klik je aan en dan zie je schuin daaronder pincode staan. Druk op wijzig en geef de gewenste pincode in het blanco veld in. Wat bij verwerping van mijn zending via MyCareNet met foutencodes beginnend met 52? De oorzaak hiervan is dat je geen controle hebt gedaan van de losse inlezingen. Ga in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk naar je bezoekenafhandeling en druk onderaan op de knop Beheer losse inlezingen. Losse inlezingen kan je nu koppelen aan de bezoeken door op de blauwe pijl te drukken tussen de kolommen. In het laatste tabblad , Controle alle inlezingen, kan je de manuele invoer doen van de niet geregistreerde bezoeken. Geef de maand in van de facturatie, druk op Opzoeken en dan op de knop Start Manuele invoer. Geef nu voor elke patiënt het rijksregisternummer in het kadertje in, geef een reden aan en druk op Volgende. Dit doe je tot er geen patiënten meer zijn zonder registratie van het bezoek. Kan ik in het hoofdprogramma een bezoek registreren door de eID in te lezen? Ja, dat kan door in de bezoekenafhandeling op de naam van de patiënt te gaan staan en op de knop Lees eID te klikken. De zorg komt in een groen vakje te staan.

Word ik ook betaald als ik een bezoek niet registreer? Als u het bezoek aan de patiënt registreert op 1 van de 5 mogelijkheden, wordt u gewoon betaald door de mutualiteit. Naast het elektronisch inlezen van de eID kaart of ISI+ kaart met een kaartlezer, zijn er nog andere manieren om een bezoek te registreren.

Je kan bijvoorbeeld een kleefbriefje van de mutualiteit inscannen, of het rijksregisternummer manueel ingeven. Deze andere manieren zijn even goed een registratie van het bezoek en voldoende om geaccepteerd te worden voor de facturatie.

Het RIZIV vraagt wel om in 90% van de gevallen een elektronische lezing te doen, en slechts in 10% van de gevallen een beroep te doen op de overige manieren van registratie. Indien dit sterk afwijkt, kan je eventueel een controle van het RIZIV krijgen. Maar dit heeft niets met de facturatie te maken. Moet ik bij elk bezoek de e-ID inlezen van de patiënt? Wat als ik bij dezelfde patiënt op een dag 4 keer zorgen ga verlenen? Bij ELK bezoek moet je de e-ID inlezen, ook al ga je bij dezelfde patiënt 4 of 5 keer die dag. Hoe zie ik in de tablet of het voorschrift nog niet binnen is van de patiënt? In de bezoekafhandeling kan je naast de uit te voeren zorgen in het rood zien staan "Voorschrift op te halen". Dit werd in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk ingegeven door de hoofdverpleegkundige in het voorschrift zelf. Wat moet ik doen als na een update de foutmelding verschijnt "kan Care-Ace-Tablet.exe niet wegschrijven"? De snelkoppeling werkt dan vaak ook niet meer na installatie van de nieuwe versie. McAfee, AVG, PCprotect, Norton, BullGuard, SCANGuard, Kaspersky, Avast, blokkeert dan Care-Ace. Neem contact op met onze technische dienst. Wat is de Foreign-ID? Dit is een variatie op de eID-kaart, net zoals de Kids-ID dat ook is. De Foreign-ID is een elektronische identiteitskaart voor buitenlanders. Moet er een registratie van een bezoek gebeuren voor het aanmaken van een verpleegconsult? Neen, dit is een van de 3 uitzonderingen van niet te registreren bezoeken. Dit wil zeggen dat men hiervoor niet ter plaatse bij de patiënt moet gaan om de eID in te lezen. Met als gevolg dat er geen bezoek zal verschijnen in de werklijst na aanmaak van het voorschrift MC. Je kan een voorschrift aanmaken voor een verpleegconsult (MC), dat later in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk moet verwerkt worden. Bij het verwerken hiervan, wordt het meteen afgevinkt in de bezoekenafhandeling. De andere 2 uitzonderingen van bezoeken die niet geregistreerd moeten worden zijn: MA, de aanvraag voor het klaarzetten van medicatie DF, een diabetesdossier aanmaken

Kan ik in de tablet het uur van een bezoek aanpassen? Ja, dat is mogelijk. Open het bezoek in Care-Ace Tablet en klik linksboven (naast Zorg) op het uur en pas het aan. Opgepast! U kan op deze manier enkel het huidig bezoek van uur veranderen, dit geldt niet voor bezoeken in de toekomst voor deze patiënt. Is mijn tablet gegevens aan het synchroniseren als hij in slaapstand staat? Neen, als je tablet in slaapstand gaat is hij niet aan het updaten of synchroniseren. Het is net de bedoeling dat er zo weinig mogelijk batterijverbruik is als hij in slaapstand staat. Kan elke verpleegkundige via de tablet het verpleegconsult raadplegen van alle patiënten en evalueren? Een verpleegkundige kan in de tablet enkel een evaluatie ingeven van patiënten die ingepland staan in zijn/haar werklijsten. Dit kan via de knop Diagnostiek in de bezoekafhandeling. Het is niet mogelijk om via de algemene patiënten lijst naar de diagnostiek te gaan. Moet ik bij de manuele registratie van een bezoek naast het rijksregisternummer, ook het kaartnummer van de eID (op de voorkant van de identiteitskaart) invullen? Dit is niet verplicht. Enkel als je het kaartnummer hebt, kan je het ook invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn in het geval van een defecte chip. Dan kan je de kaart niet elektronisch inlezen, maar dan kan je wel het kaartnummer aflezen. In geval van geen identiteitskaart, is het voldoende om enkel het rijksregisternummer in te geven van de patiënt. Kan ik bij een ongepland bezoek van een patiënt commentaar invoeren? Als het bezoek ongepland is en dus niet in je werklijst staat, kan je het bezoek registreren via de knop Ongepland bezoek. Hier kan je eveneens een stuk commentaar invoeren. De koppeling aan het effectieve bezoek moet altijd achteraf gebeuren in Care-Ace Praktijk. Als dit gebeurd is, zal ook in de tablet de commentaar zichtbaar worden. Kan ik met de tablet bezoeken doorgeven aan mijn collega's? Ja, dit kan je doen in Care-Ace Tablet via de knop Extra, bovenaan in het scherm van je werklijst. In de kolom selectie vink je de bezoeken aan die je wil doorgeven. In de laatste kolom selecteer je de verpleegkundige aan wie je het bezoek wil doorgeven. Als je op Ok drukt, zal het bezoek uit jouw werklijst verdwenen zijn en toegevoegd worden aan de lijst van je collega, op voorwaarde dat jullie beiden internetverbinding hebben. Wat als ik een ongepland bezoek aan een patiënt moet doen en deze dus niet in mijn werklijst staat? Je leest de eID kaart van de patiënt in via de knop Ongepland bezoek (naast de knop Registreer bezoek). In Care-Ace Praktijk maakt de hoofdverpleegkundige een voorschrift aan voor die patiënt en koppelt de lezing hieraan vast. Dit gebeurt bij de bezoekenafhandeling, onderaan via de knop Beheer losse inlezingen. Gebruik de blauwe pijl tussen de laatste 2 kolommen om de lezingen aan de juiste bezoeken te koppelen.

Kan ik in de tablet een nieuw voorschrift aanmaken? Ja, dit kan je doen in Care-Ace Tablet via de knop Dossier onderaan het scherm van de bezoekafhandeling, maar dit voorschrift zal nog moeten verwerkt worden in het hoofdprogramma alvorens opgenomen te worden in het systeem. Dit verwerken doet de hoofdverpleegkundige via "Verwerken tabletboodschappen" in het Care-Ace hoofdprogramma op de vaste computer. Wat betekent het tabblad Anamnese in je bezoekafhandelingsscherm? Hier kan men de anamnese van de patiënt bekijken en eventueel zaken toevoegen zoals een medische diagnose, een pathologie, een allergie, leefgewoonten, enz...Men kan aandoeningen opzoeken volgens de Belgische Unieke Identificator (IBUI). Geef bijvoorbeeld het symptoom "hoofdpijn" in en u krijgt alle aandoeningen opgelijst waarvan hoofdpijn een symptoom is. Waar kan ik aangeven of de patiënt pijn heeft? In Care-Ace Tablet in het bezoekscherm rechts onderaan staat een knop Pijnkaart. Volgens de Visuele Analoge Schaal (VAS), geeft men via een score van 0-10 aan hoeveel pijn de patiënt heeft. Waar kan ik in de tablet een overzicht vinden van alle opgemeten biometrische waarden over de bezoeken heen? In het bezoek zelf ga je naar het tabblad Opvolging. Hier krijgt men een overzicht van alle opgemeten waarden (bloeddruk, glycemie, pols...) opgelijst. In de tweede kolom zie je de vorige opgemeten waarden van het vorige bezoek, met de datum van meting. In de laatste kolom kan je de historiek openen van alle waarden die bij de patiënt in het verleden werden ingegeven. Als men nogmaals op de knop Opvolging drukt in historiek, krijgt men een tabel en een grafiek te zien hiervan. Waar kan ik de metingen ingeven van o.a. glycemie, bloeddruk, pols...tijdens mijn bezoek? Als je het bezoek hebt geopend in Care-Ace Tablet, kan je onderaan een aantal parameters ingeven in de daarvoor bestemde vakjes. De parameters onderaan het scherm veranderen naargelang de uit te voeren zorg. Bijvoorbeeld: als de zorg een insuline inspuiting betreft, zal onderaan de parameter "glycemie" en “Insuline” verschijnen. Anders pols, gewicht en bloeddruk. Als men in het blanco veld klikt, verschijnt er een aangepast invoerveld (bij pols is dit slagen per minuut, bij gewicht is dit kilogram en bij bloeddruk kan men de bovendruk en de onderdruk ingeven (120/80 bv, niet 12/8). Een overzicht van alle metingen over de bezoeken heen, kan je vinden in de opvolging. Hoe maak ik een verpleegconsult in orde om te kunnen factureren? Hiervoor ga je in Care-Ace Tablet naar tabblad Diagnostiek. In deel 1 zie je de lopende verpleegproblemen die je kan evalueren tijdens je bezoek. Je klikt op de knop Evaluatie en geeft je observaties in. Een aantal verpleegproblemen zijn reeds automatisch aangemaakt bij het ingeven van de KATZ schaal. Nieuwe problemen kan je toevoegen via de knop Diagnostiek. Men doet dit aan de hand van de 11 patronen van Gordon. Je kan het juiste probleem selecteren en Toevoegen. In deel 2 kan je dieper ingaan op een specifiek verpleegprobleem en de etiologie, symptomen, doelstelling, interventies en de evaluatie ingeven. Om het verpleegconsult te mogen aanrekenen, volstaat het om voor 1 verpleegprobleem volgende 3 factoren in te vullen: doelstelling, interventies en evaluatie. Wat wil het zeggen als de zorgcodes in Care-Ace Tablet in het bezoek een groene achtergrondkleur hebben en onderlijnd zijn? Dit wil zeggen dat het bezoek correct is afgehandeld. Het bezoek is geregistreerd via het inlezen van de eID van de patiënt, de zorgen zijn op Uitgevoerd gezet en er werd een commentaar ingegeven bij het bezoek. Hoe weet ik of mijn bezoek correct is afgehandeld? Als je de zorgen op status Uitgevoerd hebt gezet en de zorgcodes hebben een groene achtergrondkleur en zijn vet onderlijnd. Wat gebeurt er als ik in de tablet gegevens van de patiënt wijzig? Alle wijzigingen die in Care-Ace Tablet gebeuren, worden als tabletboodschap naar het hoofdprogramma verstuurd en moeten eerst verwerkt worden in Care-Ace Praktijk door de hoofdverpleegkundige. Na verwerking in worden de wijzigingen mee opgenomen in het systeem. Hoe weet ik welke zorgen ik moet uitvoeren bij de patiënt? Als het bezoek geopend is, zie je op het scherm links bovenaan, welke zorgen er precies moeten uitgevoerd worden. De status zet je telkens op Uitgevoerd door op de knop Niet uitgevoerd te drukken, als de zorg is toegediend. De knop zal van een rode kleur veranderen in een groene kleur. Wat is een losse inlezing? Als het bezoek van een patiënt ongepland is, staat hij niet in je werklijst. Toch moet je het bezoek registreren door de eID in te lezen. Dit doe je met een losse inlezing. Stop de eID van de patiënt in de kaartlezer en druk onderaan op de knop Ongepland bezoek. Later koppel je deze losse inlezing aan het aangemaakt bezoek in het hoofdprogramma. Hoe open ik in Care-Ace Tablet een bezoek in mijn werklijst? Dit kan op 2 manieren: Via het lezen van de eID van de patiënt. Stop de identiteitskaart van patiënt in de lezer en druk op Registratie bezoek. Je drukt op de knop onderaan Openen. Wat betekenen de kleuren in de werklijst? Groen: De zorg van de patiënt (het voorschrift) start vandaag. Grijs: Je hoeft de patiënt niet te verzorgen als de lijn uit gegrijsd is. De patiënt is dan namelijk geblokkeerd omwille van vakantie, ziekenhuisopname,... De zorgcode staat in het rood: dit betekent dat het voorschrift voor deze zorg nog niet binnen is. Een dikke blauwe scheidingslijn in de werklijst, tussen twee rondes. Dit kan je in de configuratie aanpassen om deze lijnen al dan niet te tonen. Hoe kan ik mijn werklijst van vandaag openen? Dit kan op 2 manieren.

Je kan dubbel klikken in het kalenderscherm op de datum van vandaag. 

Via de knop Open werklijst. Hoe zie ik dat er internetverbinding is op mijn tablet? Op het scherm rechts bovenaan, zie je 2 groene pijltjes als je internetverbinding hebt. Wanneer gebeurt de synchronisatie van gegevens op de tablet? Bij het opstarten van de tablet, gebeurt er automatisch een synchronisatie met het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk van de laatste 7 dagen en de komende 7 dagen. Wens je verder in het verleden gegevens op te halen, dan kan je in de configuratie het aantal dagen aanpassen. Hoe kan ik op de tablet zien wanneer ik moet werken? Na het inloggen verschijnt er een kalenderscherm waarop de dagen dat je moet werken in het blauw staan. Op de uit gegrijsde dagen staat er voor jou niets gepland. Hoe kan ik mijn tablet doorgeven aan een collega verpleegkundige? Je collega leest de eID kaart in via de kaartlezer. De tablet zal even heropgestart worden. Het aanmeldingsscherm verschijnt, zodat je collega haar pincode kan ingeven. De naam van je collega zal verschijnen rechts bovenaan. Hoe moet ik inloggen op mijn tablet in Care-Ace Tablet? Dit kan op 2 manieren: Met de pincode die in het hoofdprogramma Care-Ace Praktijk werd ingesteld door de hoofdverpleegkundige. Door je eID kaart in de kaartlezer te stoppen en op de knop lees eID te drukken.