Care-Ace Praktijk

Care-Ace Praktijk verzorgt het volledige dossierbeheer van uw patiënten, planning, verwerking en facturatie van uw verpleegkundigen, zorgkundigen en vroedvrouwen. De ontwikkeling werd gestart in 2006, voor het eerst gehomologeerd in 2007, in 2015 en opnieuw in 2023.

In de Startersgids vindt U stap voor stap wat u moet doen bij de start van een nieuwe Care-Ace dossier.

• Startersgids

• Login

• Menu
  • Hoofdmenu

Het hoofdmenu is ingedeeld in een aantal hoofd (donkergroen) - en subrubrieken (lichtgroen)

De Hoofdrubrieken zijn:

• Hoofd
• Planning
• Facturatie
• Systeembeheer
• Ondersteuning
• Agenda

Als u op een hoofdrubriek gaat staan, krijgt u daarnaast de subrubrieken te zien.

Wanneer u nog tablet boodschappen dient te verwerken, verschijnt het volgende extra venster:

U kan via dit kader dadelijk het tabblad met te verwerken boodschappen openen.

Idem wanneer er meldingen zijn betreffende te versturen aanvragen via MyCareNet.

Wanneer toiletaanvragen de uiterste verzendingsdatum naderen, zal het aantal knipperen.

Na het openen verschijnt het volgende scherm ( MyCareNet wachtrij)

Hier krijgt u een overzicht van de te versturen toiletaanvragen, STVV kennisgevingen en palliatieve aanvragen.

Indien uw dossier voor meerdere zelfstandigen gebruikt wordt én er apart gefactureerd wordt, kan u bovenaan de juiste MyCareNet account kiezen.

Indien u alleen werkt of met een groepsnummer dan zal u wellicht maar één account hebben en is deze automatisch geselecteerd.

Aanvragen die kunnen verstuurd worden, worden automatisch aangevinkt. Aanvragen kunnen namelijk pas verstuurd worden vanaf de dag dat ze starten tot 10 dagen na aanvangsdatum inclusief. Naarmate deze limiet bereikt wordt, zal de aanvraag een oranje of rode kleur krijgen.

Om ze te versturen, klikt u onderaan op versturen.

INFO

Hier vindt u informatie over de software en over ons. Hier kan je ook controleren op updates én indien nodig deze uitvoeren. Wanneer er een update is, verschijnt dit ook in het groene kader rechts.

Nota: updates zijn niet van toepassing als u op de server werkt.

Hoofd

Patiënten

Algemeen

De opbouw van het scherm is driedelig:

Bovenaan overzicht alle patiënten en een lijst met belangrijke gegevens ter identificatie van de patiënt o.a.:

• P= palliatief

• A= aanrekenen (staat standaard aan)

• F= soort toilet (forfait)

• R= remgeld

• Zkf= ziekenfonds of verzekering

• C.G.= code gerechtigde

Onderaan specifieke informatie over de patiënt waar u opstaat.

Deze specifieke informatie is verspreid over 14 tabbladen. ( Wordt verder in de handleiding uitgelicht)

Overzicht patiënten (bovenaan)

Naast OVERZICHT PATIENTEN staat het aantal patiënten vermeld.

Filter: om sneller een patiënt terug te vinden in de lijst.

geeft overzicht van alle patiënten

en via kan u wisselen tussen u actieve en niet-actieve patiënten.

hier kan u zoeken op naam, voornaam ( verkort de oplaadtijd en brengt u sneller naar de juiste patiënt)

U kan wisselen tussen deze knoppen door erop te drukken.

OPGELET: wanneer u de zoekmodus gebruikt, best nadien terug zetten naar lijstmodus. Anders kan u wel eens denken dat al u patiënten weg zijn (wat niet zo is).

dit is een rechtstreekse link naar de online pagina voor informatie over het scherm waar u zich bevindt.

Wanneer u op het pijltje drukt, kan u kiezen tussen de verschillende aangemaakte groepen ( als dit in uw praktijk van toepassing is)

Wanneer u op de drie puntjes drukt, krijgt u een overzicht van de bestaande groepen, kan u nieuwe groepen aanmaken, Groepen verwijderen. Tevens kan u hier de patiënten van de ene naar de andere groep verplaatsen.

NOTA: Het gebruik van groepen is niet altijd van toepassing

U kan tevens bij type kiezen op patiënt of regio. U kan kiezen om enkel actieve patiënten te tonen of allemaal door aan of uit te vinken

U kan de balk gebruiken om meerdere kolommen zichtbaar te maken. (verandert in groene kleur)

Een aantal kan u zelfs van plaats wisselen en sorteren met de gegeven tekens in de blauwe balken bovenaan.

U kan op vele bladen/tabbladen de rechtermuisknop gebruiken om snellere toegang te krijgen tot bepaalde items.

Gebruik rechtermuisklik

Gaat over de patiënt waarop de cursor zich op dat moment bevindt of algemeen over alle patiënten.

Boodschap versturen naar verpleegkundige mobiel

Doormiddel van de drie puntjes rechts bovenaan kan u de verpleegkundige kiezen of via VZ (verzendgroep) meerdere verstrekkers tegelijkertijd.

Wanneer u op OK duwt in het eerste scherm of een groep aanduidt optie tweede scherm, verschijnt de verpleegkundige of de groep bovenaan in het venster.

U kan dan onderaan in het scherm een boodschap schrijven en eventueel nog bijlagen toevoegen :

Wanneer u tenslotte op verzenden duwt, wordt de boodschap met eventuele bijlagen verstuurd.

Lijst boodschappen over deze patiënt

Dan komt u in het volgende scherm met een overzicht van alle boodschappen:

U kan dan boven selecteren uit bestemming (administratie, verpleegkundige, patiënt of externe groepen), het jaar en of u enkel niet-verwerkte boodschappen wil zien of alle boodschappen (vinkje uitvinken)

Dossierfilter

Ook hier kan u selecteren uit een aantal items om zo te filteren.

• registratiedatum
• Waardedatum
• Type
• Auteur

Een voorbeeld met filteren data en type op ‘blokkering’ (zie achtergrond)

Verzekerbaarheid opvragen nieuwe patiënten en voorschriften

U kiest een datum vanaf wanneer u dit wil nakijken en drukt daarna op uitvoeren. Deze worden dan automatisch opgevraagd en aangepast.

Controle dubbele patiënten

Opzoeken patiënt

Wanneer een patiënt bijvoorbeeld opnieuw verzorging nodig heeft, kan u deze zo snel opzoeken en terug toevoegen aan de lijst actieve patiënten.

Afdruk document gegevensdeling patiënt

Patiënt (Tabblad 1 dossier)

Algemeenheden

In dit scherm vult u de algemene gegevens in van de patiënt.

Om gegevens in te kunnen vullen, drukt u op + Nieuw en vult u de verkregen gegevens in.

Daarna drukt u op Opslaan om de ingebrachte gegevens te bewaren.

De tekst die in het vetgedrukt staat, zijn gegevens die zeker ingevuld dienen te worden om nadien alles op een correcte manier binnen het programma te kunnen verwerken.

Naam en voornaam

INSZ = Rijksregisternummer( wanneer u nog niet over het nummer beschikt, zal Care-Ace een fictief nummer aanmaken startend met GR. U dient nadien dit wel te wijzigen in het correcte nummer.

Overleden: de dag van het overlijden kunnen er nog zorgen toegediend zijn. Vanaf de dag na de ingevulde datum van het overlijden worden alle zorgen en bezoeken verwijderd. Wanneer alle verwerkingen voor de overleden patiënt naar de mutualiteit toe zijn uitgevoerd, kan u de patiënt op niet-actief zetten. ( veldje onderaan rechts )

Verzorgingsadres : belangrijk dat dit correct staat. Dit kan verschillend zijn van het domicilieadres.

Verblijfslocatie: dit is belangrijk dat dit naar waarheid is ingevuld voor de facturatie.(beïnvloedt de nomenclatuur) Het is de effectieve Locatie waar u de zorgen toedient. ( adres kan verschillend zijn van domicilie)

Sleutelkastje: hier vult u de code in wanneer er gebruik gemaakt wordt van het sleutelkastje. Wanneer dit is ingevuld, verschijnt er ALTIJD een sleutelicoontje op de Tablet/Mobile.

Ziekenfonds / Verzekering (altijd opvragen via MyCareNet)

Code gerechtigde (opvragen via MyCareNet)

MyCareNet: ( deze knop kan u gebruiken zonder op wijzigen te moeten klikken) om de verzekerbaarheid op te vragen. Dit doet u best altijd bij het invoeren van een nieuwe patiënt. Dit wordt dan in de wachtrij geplaatst en na enkele minuten worden hier de juiste codes ingevuld.

Hoofdronde: deze ronde wordt standaard gekozen op het voorschrift. ( zo kan u zeker geen patiënt vergeten. U kan in het voorschrift de ronde(s) nog steeds aanpassen indien nodig.

Palliatief: wordt aangevinkt wanneer u het palliatief dossier opstart: formulier gaat automatisch open. U kan het dan invullen en doorsturen via MyCareNet. Nadien komt dit bij de voorschriften te staan. !!! Vergeet niet dat huisarts ook een deel moet invullen en dit soms wat langer duurt vooraleer volledige goedkeuring er is. De patiënt zelf kan een premie aanvragen op dag 1 en 30.

Aanrekenen: staat standaard aangevinkt (enkel afvinken als patiënt om een reden niet gefactureerd dient te worden die maand bv. Niet in orde met mutualiteit. !!! Wel aan denken om vinkje terug aan te vinken als facturatie weer kan gebeuren.

Forfait: wordt automatisch ingevuld na aanmaken voorschrift toilet (KATZ)

Remgeld: wanneer je remgeld (eigen aandeel) wil aanrekenen aan de patiënt (staat standaard op geen remgeld)

U kiest dan voor ‘remgeld aan patiënt’ vult begindatum in bij ‘datum van ingang’ en ‘opslaan’ :

Wanneer er geen remgeld meer moet aangerekend worden, mag u niet vergeten dit weer te veranderen naar geen remgeld.

Actief : staat standaard zo aangevinkt. Enkel uit te vinken indien echt nodig. Wanneer patiënt bv. naar het ziekenhuis is, op vakantie enz. werkt u met het tabblad Blokkering (zie verder in de handleiding)

De knop wijzigen indien u wijzigingen wil aanbrengen.

De knop verwijderen , verwijderd ‘deze patiënt’ volledig. ( voorzichtigheid geboden)

De knop annuleren

De knop historiek, deze knop kan men raadplegen om vorig opgevraagde verzekerbaarheid te controleren. Zo kan u ook nagaan hoe lang het geleden is dat deze nog eens opgevraagd is. U dient eerst op wijzigen te duwen en dan zet u de cursor in het vakje ziekenfonds of code gerechtigde. Dan drukt u op de knop historiek. Afhankelijk van wat u gekozen hebt, verschijnt volgend kader:

Noot: enkele dagen voor de facturatie (max. twee dagen) is het zinvol om van iedereen de verzekerbaarheid nog eens op te vragen. Zo voorkomt u al weigeringen in de facturatie. Dit doe je ‘in bulk’ dus voor alle patiënten tezamen ( zie facturatie/ magneetdrager/verzekerbaarheid = rode knop)

Afdrukdossier

De knop afdrukken : hier kom je terecht in Afdruk dossier

Je kan hier vele mogelijkheden aan of afvinken naargelang de bestemming van de afdruk.

Bij diverse afdrukken kan je eventueel een leeg wondzorgdossier en/of opvolging wondzorgdossier afdrukken

U selecteert bij selectie patiënten van welke patiënt(en) u bepaalde gegevens wil afdrukken en verplaatst deze naar links door middel van het blauwe pijltje en vice versa om patiënt(en) terug te verwijderen uit geselecteerde patiënten.

Onderaan kan u nog aan- of afvinken :

• Afdrukvoorbeeld (standaard aangevinkt)
• PDF in map
• Apart per patiënt(standaard aangevinkt)

Daarna gaat u naar afdruk en kiest u het gewenste type en eventueel de periode vanaf...tot.....

Wanneer u een keuze maakt, worden automatisch een aantal items aangevinkt of bij sommige een specifieke periode gekozen.

U kan dit uiteraard altijd zelf wijzigen.

• Algemeen: data te kiezen
• Transfertrapport: data te kiezen
• Tussentijds verslag: staat standaard op drie maanden
• Samenvatting dossier: staat standaard op drie maanden

Daarna kan u bij ‘verslag’ het nodige invoeren en een ‘auteur’ en ‘ontvanger’ selecteren.

Wanneer u het gekozen type afdrukt, zal helemaal onderaan verschijnen wie de auteur is, en wat u als extra info hebt ingegeven.

De ontvanger

Buiten type afdruk algemeen, kan je kiezen om dit als document op te slagen in het dossier:(zie onderaan : integreer in dossier als document)